La característica más importante del buen diseño de una oficina es la funcionalidad. Pero con demasiada frecuencia nuestras oficinas están llenas de máquinas, equipos, suministros y papeles que las vuelven completamente disfuncionales.

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Cómo organizar tu oficina

¿Tienes que dedicarle un rato a reorganizar las cosas antes de poder sentarte y trabajar? ¿Hay tantos papeles en tu escritorio que se están hasta en el suelo? ¿Necesitas contactar un equipo de búsqueda y rescate para encontrar lo que estás buscando? Entonces definitivamente es hora de  organizar tu espacio de trabajo. Estos pasos para un cambio de imagen de oficina te mostrarán cómo organizar tu escritorio y tu espacio de trabajo para aumentar tu comodidad y productividad.

Comienza con una purga

No puedes crear un espacio de trabajo productivo sin antes liberar espacio en tu oficina. Dependiendo de las condiciones en que esté tu oficina, la purga podría durar desde unas pocas horas hasta un día entero. El objetivo final es tener una oficina que esté completamente libre de desorden.

Mantén tu escritorio limpio

El espacio físico más importante en una oficina es el escritorio. La mayoría de las personas descubren que son más productivos cuando trabajan con un ordenador que no está saturado con cosas a su alrededor. Otras personas, en su mayoría tipos creativos, prosperan en un entorno desordenado.

Si tienes una inclinación por la creatividad y un amor secreto por el desorden, entonces haz lo que más te convenga. Pero para la mayoría de la gente, un ordenador en un escritorio limpio es la mejor opción. Nuestros estilos de trabajo se reflejan en nuestro entorno; un espacio de trabajo limpio crea un flujo de trabajo productivo.

Asegúrate de mantener el orden no sólo en lo que rodea a tu ordenador, sino también dentro del ordenador. Es decir, ordena tu bandeja de entrada del correo, organiza las carpetas de tu escritorio…Todo esto aumentará enormemente tu productividad y te permitirá pensar con más claridad.

Coloca dos bandejas para documentos en tu escritorio

Un sistema de dos bandejas es el más simple y efectivo para gestionar el papel entrante. El sistema funciona así:

1) nueva bandeja, nuevos documentos

2) bandeja vieja, documentos que has abierto o revisado.

Todos los documentos nuevos, no leídos o sin abrir entran en la nueva bandeja. Esta bandeja te servirá sobre todo si eres de las personas que siempre tienen cosas en su escritorio: sobres sin abrir, carpetas, documentos: todo estará esperándote, pulcramente apilado.

La bandeja vieja es para cosas que has abierto pero cuyo destino está pendiente: escanear, archivar, reenviar, etc. Es como una lista de cosas para hacer, pero al menos no está repartida por toda tu oficina. Este es un enfoque muy simple, pero funciona de maravilla para eliminar el desorden de papel de un escritorio, lo que te permite ser más productivo.

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Crea 2 zonas

Zona 1: El ordenador. La zona donde está el ordenador debe quedar despejada para permitir mayor productividad.

Zona 2: Se trata simplemente de crear un área libre libre de cables y cargadores. Aquí es donde acudes cuando revisas documentos, firmas papeles, escaneas documentos o estampillas sobres, sea lo que sea que no requiera un enfoque práctico para trabajar.

El enfoque de dos zonas para una oficina te ayuda a organizar tu trabajo y tu enfoque para hacer los tipos de cosas que manejas a diario.

Compra una papelera más grande

Una papelera más grande suena un poco tonto, pero en realidad es un truco estratégico. Este es el por qué: La mayor parte del papel que entra en una oficina se puede descartar o digitalizar en lugar de archivar. Archivar documentos es una de las tareas que lleva más tiempo y, por lo tanto, es la que más retrasa.

Debido a que una papelera grande es más visible, tiendes a pensar en ella más a menudo. Cuando entra papel innecesario en tu espacio de trabajo, es más probable que lo coloques en la papelera a que lo apiles en una torre de «No hay nada qué hacer con eso».

Una papelera más grande también evita el desbordamiento de basura. Una de las peores formas de desorden en la oficina es una papelera que ha alcanzado su capacidad hace tres días. Obtén una papelera más grande y podrá absorber más desechos.

Asegúrate de reciclar. Si en tu oficina reciclan, puedes tener al lado de tu escritorio una papelera con varias secciones para no levantarte y buscar el contenedor correspondiente en tu planta cada vez que quieras tirar algo. Para ello, puedes establecer una papelera con tres secciones; plástico, papel y orgánico. De esta forma contribuyes al medio ambiente en el entorno de trabajo. Si en tu oficina no reciclan, ¡propónselo a quien corresponda!

Al recoger y organizar tu oficina, seguramente hayas encontrado algunos trastos de los que te quieras deshacer. Para ahorrarte tiempo y esfuerzo, confía en el equipo de Vaciados Express para deshacerte de los objetos que ya no quieras utilizar, estos serán llevados a un punto limpio. Solicita un presupuesto de recogida de trastos y vaciado de oficinas y reserva ya tu servicio. No hagas ningún esfuerzo extra y contrata a profesionales en el vaciado de oficinas.

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